项目沟通管理的简介 项目沟通管理的介绍
项目沟通管理的方法
1、方法
1)正式沟通与非正式沟通
(1)正式沟通是通过项目组织明文规定的渠道进行信息传递和交流的方式。它的优点是沟通效果好，有较强的约束力。缺点是沟通速度慢。
(2)非正式沟通指在正式沟通渠道之外进行的信息传递和交流。这种沟通的优点是沟通方便，沟通速度快，且能提供一些正式沟通中难以获得的信息，缺点是容易失真。
2)上行沟通、下行沟通和平行沟通
(1)上行沟通。上行沟通是指下级的意见向上级反映，即自下而上的沟通。
(2)下行沟通。下行沟通是指领导者对员工进行的自上而下的信息沟通。
(3)平行沟通。平行沟通是指组织中各平行部门之间的信息交流。在项目实施过程中，经常可以看到各部门之间发生矛盾和冲突，除其他因素外，部门之间互不通气是重要原因之一。保证平行部门之间沟通渠道畅通，是减少部门之间冲突的一项重要措施。
3)单向沟通与双向沟通
(1)单向沟通。单向沟通是指发送者和接受者两者之间的地位不变(单向传递)，一方只发送信息，另一方只接受信息方式。这种方式信息传递速度快，但准确性较差，有时还容易使接受者产生抗拒心理。
(2) 双向沟通。双向沟通中，发送者和接受者两者之间的位置不断交换，且发送者是以协商和讨论的姿态面对接受者，信息发出以后还需及时听取反馈意见，必要时双方可进行多次重复商谈，直到双方共同明确和满意为止，如交谈、协商等。其优点是沟通信息准确性较高，接受者有反馈意见的机会，产生平等感和参与感，增加自信心和责任心，有助于建立双方的感情。
4)书面沟通和口头沟通
5)言语沟通和体语沟通
项目经理的沟通管理职能
在项目环境下，项目经理很可能花费90％或更多的个人时间来沟通，典型的职能包括：提供项目指导、决策、授予工作、指导行动、报告、参加会议、综合项目管理、市场与营销、公共关系、备忘录／信件、记录管理、合同文件管理等等。
项目经理在进行沟通管理时，他主要所做的沟通管理工作是：确定沟通计划、明确沟通依据、检验沟通结果。
1、沟通计划
(1)与谁沟通?
(2)为什么沟通?动机是什么?
(3)确定和明确需要沟通的是什么信息?
(4)选择最佳时间。
(5)使用接受者能理解的语言。
(6)选择沟通地点。
2、沟通依据
(1)沟通要求。沟通要求是项目参加者信息要求的总和。
(2)沟通技术。它包括根据沟通的严肃性程度所分的正式沟通和非正式沟通；根据沟通的方向分为单向沟通和双向沟通，横向沟通和纵向沟通；根据沟通的工具分为书面沟通和口头沟通等等。
(3)制约因素和假设
3、沟通结果
(1)分析确定项目的厉害关系者。确定他们的需要和期望是什么后对这些期望进行管理和施加影响，确保项目获得成功。
(2)制订沟通管理计划。
(3)说明待分发信息的形式、内容、详细程度和要采用的符号规定与定义。
(4)订出信息发生的日程表。
(5)制订随着项目的进展而对沟通计划更新和细化的方法。
项目沟通管理是一系列过程的集合，这些过程有助于确保正确的人员发送、接收和理解正确的信息。项目沟通管理流程如下：
○规划沟通管理
○管理沟通
○监控沟通
如何制定项目沟通管理计划？
项目经理需要清楚地概述他们将如何管理项目之间的沟通。这可以通过创建项目沟通管理计划来实现。
在创建计划时，项目经理应该遵循以下五个步骤：
○确定你的目标：你沟通的目的是什么？你可以使用一些沟通工具来提高意识，例如状态报告。其他的可能需要采取行动，例如要求赞助者批准支出或要求客户批准项目测试。
○确定你的受众：谁是这个项目的利益相关者？你应该把所有涉及的人都列一份详尽的名单。考虑所有受项目影响或影响项目成功的人。这个列表应该包括团队成员、赞助商、客户和其他相关方。
○写下你想要传达的信息：每一种交流的信息是什么？这是要共享的实际内容。需要沟通的关键部分包括范围、进度、预算、目标、风险和可交付成果。
○选择你的渠道：消息将如何传递？它会是一份通过电子邮件发给所有利益相关者的正式报告吗？还是在团队会议上进行非正式的口头汇报？
○设定一个时间表：你什么时候传达你的信息？你的利益相关者需要每周或每月的报告吗？有最后期限吗？考虑一下不同的时区和员工时间表。
你的项目沟通管理计划应该足够详细，包括你为什么要发送信息、发送给谁、发送哪些具体信息、如何发送以及何时发送。
让你的利益相关者参与这个计划的创建是很重要的。你需要了解他们的偏好和期望。如果你过度沟通，他们可能会停止关注你。但是，如果你沟通不足，可能会导致误解和问题。
管理项目沟通
一旦项目沟通管理计划被创建并批准，项目经理的工作就是确保它的成功执行。这意味着计划需要定期审查和更新，以反映对项目或利益相关者的任何更改。
项目经理还必须管理项目沟通管理计划的执行。这包括：
○数据的收集和分析
○为沟通创建信息
○沟通信息的传输或分配
○储存任何通讯报告、档案或文件
○检索任何存储的沟通
○在项目结束或设定日期后处理任何旧的沟通
监控项目沟通
这一过程包括在整个生命周期中监控和控制项目交流。可能包括确认以下事项：
○通讯按计划进行
○他们被适当的利益相关者接受
○信息被理解
○任何相关的反馈都提供给适当的项目成员
实际的监控类型，包括方法和频率，应该是项目沟通管理计划的一部分。
如何在项目沟通管理中取得成功？
良好的沟通是项目成功的关键因素。事实上，沟通不畅是项目失败的主要原因之一。项目沟通管理确保不会发生这种情况。
成功的项目经理在各种渠道上使用正式和非正式的沟通方法。这有助于增加消息被接收的机会。使用简单的语言，坚持相关的主题，保持信息简洁，把所有的信息都包含在一个地方，以减少沟通失败的机会。
以下沟通管理技巧也可以增加项目经理成功的机会：
○较强的积极倾听技巧
○熟练的写作技巧
○优秀的口语能力
○提出问题并探索更多的信息
○设定和管理期望
○激励人们参与其中
○解决冲突的技能
○总结和复述你所听到的内容的能力
沟通不畅可能会扼杀一个项目，改善沟通能使项目成功最大化，风险最小化。此外，如果项目经理能够使用现代的项目管理软件与项目涉众人员进行有效的沟通，这意味着他们团队将获得更多的项目沟通技巧。
使用8Manage PM这样的项目管理软件可以帮助你在项目管理沟通中更好地协调团队。不论是人员申请、审批还是验收等请求，你都能通过软件实时收到通知并提醒你事项的进度与反馈。
项目沟通管理是项目管理工作的核心，贯穿项目管理的始终。
项目沟通管理的目的是保证项目相关信息能够及时准确地采集、传递和保存。在项目的组织与实施过程中，如果缺乏有效的沟通，项目经理就难以做出正确的决策，此外还会出现项目运行效率低下、质量不佳等问题，无形中增加了项目的成本，甚至会导致项目的失败。
良好的沟通是团队协作的基础，只有做好项目沟通管理，才能充分调动所有项目干系人的工作积极性和创造性，通过有效的沟通获取足够的信息、发现潜在问题、把控项目各个方面，保障项目顺利进行。
要做好项目沟通管理工作，可以从以下几个方面入手：
1. 制定项目沟通管理计划
通过沟通管理计划对项目整个生命周期的沟通对象、沟通内容、沟通频率、沟通方法等各个方面进行计划与安排，并明确沟通责任，如由谁负责沟通，沟通的标准是什么，在沟通过程中出现问题及冲突时谁应该负责并进行补救等，为实现有效沟通提供依据。
项目沟通管理计划应依据条件变化及时进行修订，保证沟通管理计划的持续适用性。
2. 灵活运用各种沟通形式
在项目管理中，沟通形式是多样的。一般使用较多的是口头沟通和书面沟通。
口头沟通包括谈话、会议、语音、电话等。口头沟通过程应该明确、坦白，避免因用词不当或个人思想等因素隐瞒事实或造成理解上的差异。
书面沟通包括通知、文件、备忘录等，大多用来进行通知、确认和要求等活动，其优点是可以作为资料长期保存，反复查阅。
沟通的具体形式取决于工作领域和团队结构。
3. 建立有效透明的沟通机制
1）定期会议：通过日会、周会等定期会议及时共享项目进度和信息，减少因信息不透明导致的项目延误。
2）沟通内容标准化：对会议沟通内容进行标准化设定（如：周会须确认各小组的开发进度，遇到的风险，讨论解决方案等），减少无效会议，提高团队沟通效率。
项目沟通管理（project communication management），就是为了确保项目信息合理收集和传输，以及最终处理所需实施的一系列过程。包括为了确保项目信息及时适当的产生、收集、传播、保存和最终配置所必须的过程。项目沟通管理为成功所必须的因素------人、想法和信息之间提供了一个关键连接。涉及项目的任何人都应准备以项目语言发送和接收信息，并且必须理解他们以个人身份参与的沟通会怎样影响整个项目。沟通就是信息交流。组织之间的沟通是指组织之间的信息传递。对于项目来说，要科学的组织、指挥、协调和控制项目的实施过程，就必须进行项目的信息沟通。好的信息沟通对项目的发展和人际关系的改善都有促进作用。
项目沟通管理具有复杂和系统的特征。著名组织管理学家巴纳德认为“沟通是把一个组织中的成员联系在一起，以实现共同目标的手段”。没有沟通，就没有管理。沟通不良几乎是每个企业都存在的老毛病，企业的机构越是复杂，其沟通越是困难。往往基层的许多建设性意见未及反馈至高层决策者，便已被层层扼杀，而高层决策的传达，常常也无法以原貌展现在所有人员之前。 项目中沟通对象主要为项目干系人，不同干系人需要的信息可能不同。所以在项目启动时，就要识别所有的项目干系人，以及不同人的不同信息需求。不同人所得到信息拿出来共享交流。
沟通对象、需要的信息、信息发布频率等都要确定好，执行沟通计划。看上去很简单，每个项目都可以依此模式套用，但实际上很多项目在执行中都会出现沟通问题。
计划要分长期计划，中期计划，短期计划。
各期计划分清：主次、紧急与否之分，只有正确区分，才能一 步一步展开工作计划。 1、“我以为”的错误：以为沟通过，别人就清楚了；以为没有反馈，就是没有意见了。特别是跨部门的沟通，无论是口头还是书面，更是要注意双方是否理解一致。有时候太过主观，认为有些东西不说，对方也是知道自己的想法与立场，每个人想法不同，不可能完全猜到对方的心思，只有及时沟通，才能取得好的成效。
2、不敢越级沟通，不敢与高层直接沟通：不少公司的项目经理在职能上，一般比部门经理要低，所以经常出现项目经理不敢直接找高层或其它部门总经理沟通，都要上级职能经理的协助。特别是对跨部门的较为复杂的项目中，项目经理要敢于“管理”公司高层，就项目问题与高层进行直接沟通。
可能有部分项目经理是担心不知如何与高层沟通，因为高层的思维是较发散和概要的，如果是谈解决方案等细节问题，估计很难交流，这里也要求项目经理要对问题有很好的抽象归类能力。
3、害怕被拒绝：这是人的本性。如果在销售岗位，应该有专门针对性的培训。在项目推进中，经常出现这样的情况，可能有一些想法建议，要么思考很久才敢提出来，要么不敢与项目干系人提出，白白延误了好时机，或者需要其它部门协助时，不敢提出来。
4、没有提前计划沟通好，造成等人局面：经常出现这样的时候，要确定某个事项，需要几个负责人参加，但因为没有提前计划，到时约不到人，结果推迟等待，无谓的增长滞后时间。实际上，对于难度较大问题，至少要提前两周计划好，预约好相关人员。
5、欠缺适当的沟通技巧：自己不是管理专家，不用在沟通技巧中耗费太多时间，但需要掌握一些适当的沟通技巧，主要是对人对事的敏感度，能针对具体事情判断是单独沟通、书面沟通、口头沟通更有效，还是需要适当借力，能达到这个层次就可以了。
你是否需要了解？
项目沟通管理的简介
项目沟通管理是项目管理工作的核心，贯穿项目管理的始终。项目沟通管理的目的是保证项目相关信息能够及时准确地采集、传递和保存。在项目的组织与实施过程中，如果缺乏有效的沟通，项目经理就难以做出正确的决策，此外还会出现项目运行效率低下、质量不佳等问题，无形中增加了项目的成本，甚至会导致项目的失败。...
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